Para quem trabalha com prestação de serviços esse documento não é novidade, mas nem todo mundo sabe da sua importância e pontos de atenção.
Antigamente, esse documento era feito manualmente, mas hoje é possível utilizar o modelo digital que reduz trabalho manual e repetitivo, além de ganhar tempo para consultas de informações e organização de documentos.
O que é Ordem de Serviço?
A Ordem de Serviço (OS) é um documento formal e obrigatório que registra e formaliza o serviço a ser prestado de uma empresa para um cliente e ele está ligado a Nota Fiscal de Serviço (NFSe).
O documento contém as seguintes informações:
- Número da ordem de serviço
- Descrição do serviço a ser realizado
- Valor a ser cobrado
- Local de prestação do serviço
- Dados do cliente (nome/razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefone, etc.)
- Data de emissão
- Forma de pagamento.
Para que serve?
A OS facilita o gerenciamento do que precisa ser feito, para quem é o serviço, quais as condições de pagamento negociadas, orientações de segurança para os prestadores, recursos necessários para execução, e outras informações importantes para a entrega.
Quem utiliza a OS?
O documento oficializa atividades de prestação de serviço, como manutenção de algum equipamento, limpeza de ambientes, transporte, consultoria, criações de marketing e outras áreas de atuação.
Ou seja, qualquer empresa ou profissional que é prestador de serviço deve ter em sua rotina a emissão desse documento.
Quando deve ser feita uma Ordem de Serviço?
Quando o cliente chega com uma demanda e solicita orçamento, a empresa deve negociar com o cliente qual será o tamanho dessa demanda, o que envolve a execução dela, quantas horas, materiais e recursos que serão utilizados, além negociar formas de pagamento, valores e prazos.
Essas informações precisam constar em uma Ordem de Serviço que pode ser emitida digitalmente por Sistemas de Gestão Integrada.
Quais são as vantagens de utilizar a Ordem de Serviço?
- Além de ser um documento obrigatório, ele simplifica e organiza o processo durante a prestação de serviço.
- Com ele a empresa tem um controle melhor de quantidade de pedidos, capacidade produtiva da equipe e recursos necessários para os projetos.
- Além de garantir a qualidade da entrega, com tudo que foi solicitado no prazo.
- Facilita o cálculo de materiais, horas alocadas e pessoas necessárias para a execução do projeto.
- Formaliza o pedido, garantindo segurança para o prestador e cliente.
- Auxilia no gerenciamento financeiro, com fácil visualização de precificação e ganhos de projetos.
Como fazer a gestão correta da Ordem de Serviço?
Para ter esse controle preciso e efetivo, é importante contar com um sistema de gestão que automatiza o processo.
Esses sistemas padronizam o preenchimento dos documentos, integram a emissão com todo o processo de venda e pagamento, além de armazenar o documento com segurança e facilitar o acesso para consultas necessárias.
Tanto com o SisMoura ou o O.S. Moura a sua empresa tem a Ordem de Serviço integrada a outras necessidades, como controle financeiro, cadastros e mais, considerando a particularidade de cada empresa.
